Klachtenregeling NIVS

1. Inleiding

NIVS (Noordelijk Instituut Voor Scholingen, gevestigd aan de Meerweg 9 in Haren, vindt het belangrijk dat onze georganiseerde scholing van goede kwaliteit is en naar behoren wordt uitgevoerd. Indien u als deelnemer aan door NIVS georganiseerde scholing niet tevreden bent over deze scholing dan kunt u een klacht indienen bij de directie van NIVS (klacht@nivs.nl). De behandeling van klachten heeft een tweeledig doel: enerzijds het oplossen van de klacht van klager, anderzijds het verbeteren van door NIVS georganiseerde scholing. Ten behoeve van het verbeteren van door NIVS georganiseerde scholing zal in het NIVS jaarverslag worden vermeld hoeveel klachten zijn ingediend, wat de aard is van die klachten en welke aanpassingen als gevolg daarvan zijn gedaan.

2. Definities

In deze klachtenregeling wordt verstaan onder:

• Directie;De directie van NIVS

• Bezwaar: het schriftelijk bezwaar van Klager tegen de uitkomst van de klachtenbehandeling;

• Deelnemer: de deelnemer aan door NIVS georganiseerde scholing;

• Directeur/bestuurder: directeur/bestuurder van NIVS

• Klacht: iedere schriftelijke vorm van uiting van ontevredenheid van een Deelnemer over de Scholing, die is ontvangen door NIVS;

• Klager: de Deelnemer die een Klacht over de Scholing bij NIVS heeft ingediend;

• Scholing: de door NIVS georganiseerde scholing.

• Onafhankelijke derde: Carolien Manning

3. Procedure

A. Indienen Klacht
Een Klacht dient via e-mail naar klacht@nivs.nl bij een directie van NIVS te worden ingediend. De Klacht moet tenminste de volgende gegevens bevatten:

1. Uw naam en indien van toepassing uw lidmaatschapsnummer.

2. Vermelding van de naam van de scholing alsmede de datum waarop de scholing waarover u klaagt werd gegeven.

3. Een duidelijke omschrijving van de Klacht.

B. Behandeling klacht

1. De Klager ontvangt binnen 1 week een bevestiging dat de Klacht is ontvangen en informatie over de procedure.

2. Indien nodig wordt Klager om nadere informatie gevraagd.

C. Uitkomst klachtenbehandeling

1. De directie van NIVS bericht klager binnen vier weken na ontvangst van de Klacht schriftelijk over de uitkomst van de klachtenbehandeling.

2. Mocht er langere tijd nodig zijn om tot een oplossing te komen krijgt de Klager binnen de genoemde 4 weken een nieuw termijn te horen.

    

4. Onafhankelijke derde

1. Mochten wij samen niet tot een oplossing kunnen komen verwijzen wij u naar onze onafhankelijke derde: Carolien Manning (Carolien@Manning.nl).

2. De uitspraak van deze onafhankelijke derde is bindend voor beide partijen.

5. Beslotenheid en vertrouwelijkheid

1. De Klachtbehandelaar is tot geheimhouding verplicht ten aanzien van alle informatie die hem bij de behandeling van de Klacht ter kennis is gekomen. Deze verplichting geldt niet voor zover de Klachtbehandelaar onafhankelijk van de Klacht reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken.

2. De Klacht wordt in beslotenheid behandeld.

6. Archivering

Na de behandeling en afronding van de Klacht behoudt NIVS de oorspronkelijke Klacht en een kopie van het schriftelijk beëindigingsbericht gedurende een periode van vijf jaar.

7 . Slotbepalingen

Deze Klachtenregeling is vastgesteld in de vergadering van de directie van NIVS van 30 juli 2022.